Randevu Sistemi Nedir, Nasıl Seçilir?

Randevu sistemi nedir?

Randevu sistemi, bir işletmenin müşteri randevularını dijital bir takvimde oluşturduğu, takip ettiği ve hatırlattığı yazılımdır. Her randevu müşteri kaydına bağlanır; böylece kimin, ne zaman, hangi hizmet için geleceği tek ekranda görülür. Randevu programı, online randevu sistemi ve randevu takip programı aynı anlama gelir.

Randevu sistemi ne işe yarar?

Randevu sistemi beş temel işe yarar:

1. Çakışmaları önler: Aynı saate iki randevu verilmez, boş saatler anında görülür.
2. Gelmeyen müşteriyi azaltır: Otomatik SMS hatırlatmaları unutulan randevuları düşürür.
3. Müşteri geçmişini saklar: Önceki görüşmeler, notlar ve ödemeler aynı kayıtta durur.
4. Zaman kazandırır: Randevu ayarlamak için yapılan mesaj ve telefon trafiği azalır.
5. Geliri görünür kılar: Hangi hizmetten ne kadar kazanıldığı raporlarla izlenir.

Randevu sistemi kimler için gerekli?

Randevuyla çalışan her hizmet işletmesi randevu sisteminden faydalanır:

• Danışmanlar ve koçlar
• Avukatlar ve hukuk büroları
• Özel ders veren hocalar ve etüt merkezleri
• Spor hocaları ve kişisel antrenörler
• Ajanslar ve freelancer'lar
• Diyet, güzellik ve danışmanlık gibi seanslı hizmet verenler

Randevu sistemi seçerken nelere dikkat edilmeli?

Randevu sistemi seçerken şu 8 kritere bakılmalıdır:

1. Takvim kolaylığı: Günlük, haftalık ve aylık görünüm; randevuyu birkaç tıkla oluşturma ve taşıma.
2. Hatırlatma: Yaklaşan randevular için otomatik SMS veya e-posta hatırlatması.
3. Müşteri kaydı (CRM): Randevunun müşteri kartına, notlara ve geçmişe bağlı olması.
4. Ödeme ve tahsilat: Seans ücretinin ödeme linkiyle önceden veya sonradan alınabilmesi.
5. Fatura: Ödeme gelince e-Arşiv veya e-Fatura'nın aynı sistemden kesilmesi.
6. Teklif ve sözleşme: Proje işlerinde teklif hazırlama ve dijital imza.
7. Veri güvenliği: Müşteri verilerinin KVKK kapsamında korunması ve nerede saklandığı.
8. Fiyat ve ölçeklenebilirlik: Kullanıcı, müşteri kaydı ve SMS kotalarının büyümeye uygun olması.

En sık atlanan kriter ödeme bağlantısıdır. Randevu bir programda, ödeme başka bir uygulamada tutulduğunda kimin ödeme yapıp kimin yapmadığı karışır.

Randevu sistemi nasıl kurulur?

Randevu sistemi 5 adımda kurulur:

1. Hizmetlerini tanımla: Her hizmetin adını, süresini ve ücretini gir.
2. Çalışma saatlerini belirle: Randevu alacağın gün ve saatleri ayarla.
3. Müşterilerini aktar: Mevcut müşteri listeni sisteme yükle.
4. Hatırlatmaları aç: Randevudan önce otomatik SMS gönderimini etkinleştir.
5. Ödemeyi bağla: Ücreti ödeme linkiyle al, faturanın otomatik kesilmesini ayarla.

Randevu programı mı, hepsi bir arada sistem mi?

Tek başına randevu programı başlangıçta yeterli görünür. Ama teklif, tahsilat ve fatura için ayrı araçlar eklendikçe bilgiler dağılır. Randevu, müşteri, ödeme ve faturanın aynı yerde olduğu bir sistem hem zamanı hem hata payını azaltır.

Sıkça sorulan sorular

Aradığın cevabı bulamadıysan Sıkça Sorulan Sorular sayfamıza bak.